厚生労働省「自営型テレワークに係る就業環境の整備事業」

企業概要

ポイント

• 四半期に一度発行している社内報の作成を、仲介機関を通じて在宅ワーカーに発注している。
• 発注している業務は、レイアウトやデザインなどの編集業務と、インタビュー等のテープ起こしである。
• 社内報は営業ツールとしても活用している。在宅ワークを活用したおかげで、デザイン性が向上して読みやすくなり、取引先からの評判も良い。

在宅ワーカーへの発注・活用に至った背景

同社は、四半期に一度、社内報を発行している。社員やその家族のみならず、取引先や営業先にも配布するなど、外部向けのツールとしても活用している。

社内報の作成は、広報課の社員一人で担当しているため、社内報の作成にかなり時間がかかってしまう点が課題であった。また、外部向けのツールとしても社内報を活用しているので、デザイン性なども高めたいと考えていた。

そこで、こうした状況を改善するために、以前から他部署でつきあいのあった在宅ワークの仲介機関である（株）コッコト（以下、仲介機関）を通じて、在宅ワーカーを活用することにした。

まずは、2014年4月号の社内報の作成に向けて、2014年2月頃から仲介機関と打合せを開始した。在宅ワーカーの活用に関しては、広報課以外の他の部署でも同仲介機関を活用した経緯があったことですでに信頼関係ができていた点、また、料金的にもかなりメリットを感じていた点により、在宅ワーカーの活用をスムーズに進めることができた。

在宅ワーカーへの発注・活用の状況

仲介機関を通じて在宅ワーカーに発注している業務は、社内報のデザインやレイアウトなどの編集作業と、社内報のインタビュー記事や特集記事等で使用するためのテープ起こしの作業である。在宅ワーカーとのやりとりは、最初は対面で打合せを行ったが、それ以降は、基本的に在宅ワーカーとメールで直接やりとりしている。そのため、メールの内容は、誤解が生じないように、分かりやすく具体的に詳細に指示するように心がけている。

最初の対面による打合せは、同社の担当者と、仲介機関の窓口担当者と在宅ワーカーで行った。やはり、業務の最初に作業担当者である在宅ワーカーと直接対面で打合せできたことが、その後のスムーズな仕事の進行につながっていると思われる。

仲介機関では、デザイン業務とテープ起こし業務を担当する在宅ワーカーがそれぞれいるが、作業の進捗等のとりまとめに関しては、在宅ワーカーだけでなく窓口担当者とも共有している。

現在、仕事を依頼している在宅ワーカーは子育て中のため、家事等の理由により、夕方に同社が出したメールに対する返信は翌朝にくる傾向がみられた。そのため、こうした点に配慮して、仕事の連絡を行うようにしている。

在宅ワーカーへの発注・活用のメリット

• 社内報の制作で在宅ワークを活用してから約1年が経ち、今では、在宅ワーカー側からレイアウトや編集についての提案があるほどになっており、とてもメリットを感じている。
• デザイン面では、「洗練されたデザインになって見栄えが良くなった」と取引先からの評判も良い。また、デザインや編集面で高いスキルを持つ在宅ワーカーに発注できていることで、広報課では、他の業務により時間を割けるようになった。
• 在宅ワーカーはデザインや編集のプロであるため、同社側では気づかない点を指摘してもらえることもある。例えば、社内報の最後の頁のニュース欄をヘッドライン風にして見やすくする等の提案があったので採用するなど、常に改善を続けている。
• 在宅ワーカーからのレスポンスは早く、作業の期限も遵守されているため、仕事を頼みやすい。
• コスト面では、デザイン会社に外注するよりも大幅に抑えられている。
• 仲介機関には、ITやデザイン等、様々な専門性を持った在宅ワーカーが数多くいるため、発注者が必要とするタイプの人材をすぐに紹介してもらえたり、コスト面でも安価に抑えられる等、メリットが多いと感じている。

発注・活用に当たっての課題・留意点

• これまで特に困ったことはないが、最初の頃は、デザイン面で同社担当者と在宅ワーカーとの考えに相違があった。同社では、社内報を営業ツールとしても活用しているため、デザイン面において、親しみやすさの中にもビジネスライクなものを求めていたが、在宅ワーカー側では、これまで女性向けの冊子等のデザインを主に担当していたことから、テイスト面で違いがあった。そのため、現在のデザインに至るまで摺り合わせを続ける必要があった。
• テープ起こしについては、専門用語や表現方法を統一するまで、ある程度時間がかかった。
• 在宅ワーカーとの連絡方法は基本的にメールのみであるため、定期的に対面で行う編集ミーティングの機会を設けるのも一案だと考えている。
• 在宅ワーカーの活用に関して非常にメリットを感じているが、これまで在宅ワーカーに対してその感謝の気持ちを十分に伝えられてないように思われる。そのため、在宅ワーカーのモチベーション向上のためにも、そのような感謝の気持ちをフィードバックした方が良いだろうと感じている。

今後の発注・活用方針

• 発注を開始して約1年が経ち、デザインのスタイルや仕事の進め方なども定着してきた。今後もこの方針で継続していくつもりである。
• 会社としては、どこまで事務作業を切り出して在宅ワークとして発注するかは検討する必要があるが、在宅ワーカー等の外部の人材を活用する可能性はあると思われる。
• 社長自身が、在宅ワーカーや海外の人材など、外部人材の活用を肯定的に捉えている。会社の規模拡大に合わせて社員を増やすだけでなく、外部の人材も上手に活用して会社の成長につなげていきたいと考えている。

在宅ワーカーへの発注・活用を検討している企業へのアドバイス

• 仲介機関や在宅ワーカーは、信頼性という面から、しっかり選んで活用した方が良い。
• 在宅ワーカーの中には、かつて第一線で働いていたが結婚や出産で会社を辞めた女性が多いと思われる。優秀な人も多く、そのような外部の人材を有効に活用できるかは、会社が成長していくためのキーポイントの一つであろう。そのためにも、在宅ワークの活用を検討してみることは良いだろう。

※ 掲載情報は、2015年6月時点のものです。
※ 掲載情報については、あくまで企業における在宅ワーカーへの発注・検討に資するためのものであり、当該発注企業と在宅ワーカーの契約内容について（事務局が）保証するものではありません。